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Zoom sur le rôle d’administrateur dans une société par actions

Après avoir lu notre article sur le rôle des différents acteurs d’une société par actions, Simon et Léa ont voulu en savoir plus sur le rôle d’administrateur.

Nos deux jeunes entrepreneurs favoris détiennent désormais une société par actions, plus précisément, une plateforme d’échange de vêtements en ligne appelée Troque tes fringues, société pour laquelle ils sont tous deux administrateurs.

Si, comme eux, vous aimeriez en savoir plus sur cette fonction, cet article vous est tout indiqué !

Qu’est-ce qu’un administrateur?

Tout d’abord, les administrateurs sont responsables de la supervision et de la gestion générale des activités d’une société.

Grâce à notre précédent article sur le rôle des différents acteurs d’une société par actions, Simon et Léa savent que, pour être les administrateurs de Troque tes fringues, ils doivent avoir atteint l’âge de la majorité, ne pas faire l’objet d’un régime de tutelle ou de curatelle, ne pas être en situation de faillite et ne pas avoir été visé par une décision judiciaire leur interdisant d’occuper la fonction d’administrateur.

Si leur société avait été constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (ci-après la «Loi canadienne»), au moins 25 % des administrateurs de leur société auraient dû être des résidents canadiens. Toujours selon la Loi canadienne, comme leur société compte moins de quatre administrateurs, au moins l’un d’entre eux aurait dû être un résident canadien.

De plus, certaines sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions et œuvrant dans les secteurs du transport aérien, les télécommunications, la publication et la distribution de livres, de films ou de vidéos doivent se doter d’un conseil d’administration composé majoritairement de résidents canadiens.

En ce qui concerne Simon et Léa, aucune obligation ne s’impose à eux ! Pourquoi ? C’est simple, ils ont décidé d’incorporer leur société sous le régime de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (ci-après la «Loi québécoise») et celle-ci n’impose aucune restriction quant au lieu de résidence des administrateurs.

Comment les administrateurs sont-ils choisis?

La Loi québécoise tout comme la Loi canadienne stipulent que les administrateurs doivent être élus par les actionnaires. La durée de leur mandat est établie par le règlement intérieur de la société, mais ne doit pas excéder trois ans.

Si la société ne se dote pas d’un règlement intérieur ou si ce dernier ne contient aucune disposition relative à la durée du mandat des administrateurs, le mandat de ces derniers sera présumé être arrivé à terme après un an. Selon la Loi canadienne, si l’administrateur est présent à l’assemblée d’actionnaires qui l’élit, il est présumé avoir consenti à occuper ce poste, à moins qu’il ne le refuse. Si, par ailleurs, il se trouve qu’il est absent lors de l’assemblée, il doit impérativement consentir à son élection, par écrit, dans les 10 jours suivants ou alors agir à titre d’administrateur suite à son élection.

Concernant la fin du mandat, Simon ou Léa ne seraient plus administrateur ou administratrice de Troque tes fringues si jamais il ou elle démissionnait, décédait ou était révoqué par les actionnaires de la société.

Tandis que la Loi canadienne impose que l’élection des administrateurs se fasse par résolution ordinaire adoptée lors de l’assemblée annuelle des actionnaires, la Loi québécoise est plus flexible. En effet, cette dernière ne précise pas que l’élection des administrateurs doit se faire par l’adoption d’une résolution ordinaire lors d’une assemblée annuelle d’actionnaires, laissant ainsi aux actionnaires la possibilité d’élire les administrateurs selon le règlement intérieur de la société.

Enfin, rappelons que les pouvoirs dont disposeront les administrateurs à la suite à leur élection peuvent être restreints ou leur être retirés au moyen d’une convention unanime d’actionnaires.

Le conseil d’administration

Toute société par actions doit comporter un conseil d’administration. Cependant, les sociétés assujetties au régime québécois peuvent ne pas constituer de conseil d’administration, lorsqu’elles ne comportent qu’un seul actionnaire qui, au moyen d’une déclaration écrite, a retiré tous les pouvoirs au conseil d’administration.

De plus, les sociétés québécoises comportant plusieurs actionnaires peuvent ne pas constituer de conseil d’administration, si les actionnaires ont retiré tous les pouvoirs des administrateurs par l’entremise d’une convention unanime d’actionnaires et ont décidé de ne pas former de conseil d’administration.

Pour les sociétés qui se dotent d’un conseil d’administration : Quel est le rôle de ce conseil ? Sous réserve d’une convention unanime des actionnaires, le conseil d’administration exerce tous les pouvoirs nécessaires à la surveillance et à la gestion des activités et des affaires internes de la société. Le conseil d’administration est également chargé de définir les orientations stratégiques de la société.

Sauf dans la mesure prévue par la loi, l’exercice du pouvoir du conseil d’administration ne nécessite pas l’approbation des actionnaires. Au terme de la Loi québécoise, les premières missions du conseil d’administration, après la constitution de la société, consistent, lors d’une réunion d’organisation, à prendre le règlement intérieur, établir les modèles des certificats d’actions et la forme des registres, autoriser l’émission d’actions et, à nommer les dirigeants. La Loi québécoise précise que ce règlement doit être soumis à l’approbation des actionnaires qui peuvent le ratifier, le modifier, ou encore le rejeter.

Le conseil d’administration d’une société constituée sous la Loi canadienne doit également tenir une réunion d’organisation durant laquelle il peut faire la même chose que le conseil d’administration d’une société québécoise. En outre, la Loi canadienne prévoit que le conseil d’administration peut, lors de cette réunion, nommer un vérificateur pour la société, prendre avec les banques de la société toutes les mesures nécessaires et traiter de toute autre question.

Quelles sont les obligations des administrateurs?

Les administrateurs se voient conférer beaucoup de pouvoir au sein d’une société. De ce fait, des obligations et des responsabilités leur sont imposées par la loi. Ces obligations et responsabilités sont le fruit de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (pour les sociétés constituées sous le régime fédéral) ou de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (pour les sociétés constituées sous le régime québécois), mais peuvent également provenir d’autres lois fédérales, provinciales ou territoriales.

Pour commencer, en vertu de la Loi canadienne et de la Loi québécoise, l’administrateur doit remplir un devoir de prudence et de diligence.

Qu’est ce que cela veut dire concrètement ?

Cela passe tout d’abord par l’information. En effet, les administrateurs doivent prendre plusieurs décisions dans le cadre de la gestion de la compagnie. Il est donc nécessaire pour eux de se renseigner adéquatement avant de prendre une décision. La loi n’exige pas que l’administrateur soit expert dans tous les domaines, la preuve en est que la jurisprudence reconnaît habituellement que celui-ci a rempli son devoir de prudence et de diligence à partir du moment où il a consulté un professionnel et suivi ses recommandations.

Ensuite, l’administrateur doit remplir son rôle personnellement. En d’autres termes, il ne peut pas déléguer les pouvoirs qu’il exerce, sous réserve de l’existence de dirigeants nommés par le conseil d’administration.

Finalement, pour remplir son devoir de prudence et diligence, l’administrateur ne doit pas imposer à la compagnie une obligation financière qu’elle n’est pas en mesure d’assumer.

La deuxième obligation qui incombe à l’administrateur est celle de loyauté envers la société. Le Code civil du Québec exprime ces obligations qui peuvent finalement très bien se résumer au fait de ne pas se trouver en conflit d’intérêts. L’administrateur doit agir dans les intérêts de la société et non pas pour ses intérêts personnels ou encore ceux des actionnaires.

Imaginons que Simon, administrateur de Troque tes fringues, soit contacté par une autre société montréalaise possédant le même modèle d’affaires que Troque tes fringues et en devient l’administrateur, il aura alors brisé son devoir de loyauté, car il serait l’administrateur de deux compagnies concurrentes.

Quelles sont les responsabilités des administrateurs?

En principe, les administrateurs d’une société n’assument pas de responsabilité contractuelle quant aux obligations contractées par la société. Pourquoi ? Parce que la société par actions possède une personnalité juridique distincte de celle des personnes qui la compose. Elle est donc la seule responsable, sauf si les administrateurs ont personnellement cautionné ou autrement garanti l’obligation en question. Il s’agit du principe de la responsabilité limitée des administrateurs.

Quant à la responsabilité civile des administrateurs, celle-ci sera engagée que sous certaines conditions.

Ainsi, tant pour les sociétés fédérales que les sociétés québécoises, l’administrateur peut être tenu personnellement responsable d’un manquement à certaines dispositions de lois en matière de travail, de lois fiscales ou de lois environnementales.

À titre d’exemple, soulignons que la Loi québécoise et la Loi canadienne prévoient que les administrateurs engagent leur responsabilité personnelle en cas de salaire impayé à des employés. Les administrateurs doivent d’ailleurs approuver annuellement les États financiers de la société et déposer une déclaration d’impôt.

Finalement, soulignons que les administrateurs peuvent engager leur responsabilité personnelle s’ils enfreignent les devoirs et les obligations précédemment mentionnés.

Nous sommes à présent arrivés à la fin de cet article, Lex Start espère vous avoir éclairé sur le rôle d’un administrateur ! N’hésitez pas à nous contacter par téléphone au (514) 621-2750 ou par courriel à l’adresse bonjour@lexstart.ca pour toute question concernant nos produits.

 

Me Gilles de Saint Exupéry, L.L.M. et Rim Hervé