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S’incorporer seul et sans avocat: est ce si facile ?

Temps de lecture : 5 min

Incorporer sa société par actions seul et sans l’aide d’un avocat semble facile à réaliser puisque les blogues et les sites web regorgent d’informations à sujet. Cependant, cette démarche comporte un certain nombre d’enjeux et de risques. Dans cet article, nous vous exposerons ces enjeux et risques.


Quelles difficultés à surmonter lorsqu’on s’incorpore seul ?


La loi d’incorporation: régime fédéral ou régime provincial?

Tout d’abord, tout(e) entrepreneur(e) qui veut incorporer son entreprise doit déterminer la loi qui gouvernera celle-ci. Ainsi, l’entrepreneur(e) doit être en mesure de distinguer une société par actions “fédérale”, soit celle incorporée sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions, d’une société par actions “provinciale”, soit celle incorporée sous la loi d’incorporation d’une province ou d’un territoire canadien. Pour en apprendre davantage à ce sujet, on vous invite à consulter nos billets de blogues.

Lorsque vous incorporez votre entreprise sous une loi inadéquate à ses besoins, cela peut avoir des conséquences contraignantes. Par exemple, si vous voulez exercer vos activités au Québec, mais que la société par action n’est pas incorporée ou immatriculée au Québec, vous ne pourrez simplement pas y exercer vos activités tant que l’immatriculation ne sera pas effectuée. De même, si vous vous incorporez sous la loi fédérale, cela ne vous exempte pas de votre obligation d’immatriculer la société par actions dans les provinces à l’intérieur desquelles vous opérez.

Le nom d’entreprise de votre société par actions

Avant de s’incorporer, vous devez vous assurer que votre nom d’entreprise est libre de droits. Autrement dit, il faut vérifier que le nom n’est pas déjà utilisé par une autre entreprise à titre de nom d’entreprise ou de marque de commerce. La majorité des entrepreneurs qui s’incorporent sans l’aide d’un avocat ne procèdent pas à ces vérifications au préalable. Par conséquent, ils voient leur demande d’incorporation refusée, car leur nom d’entreprise proposé est déjà utilisé.

D’ailleurs, même si le nom d’entreprise proposé est accepté par les services gouvernementaux, cela ne vous confère pas un droit de propriété sur ce nom. En effet, une marque de commerce pourrait être apposée sur ce nom. Cela signifie que ce nom appartient au détenteur de la marque de commerce et que vous ne pouvez pas l’utiliser sous peine d’importantes sanctions légales. Notez que les services gouvernementaux ne procèdent pas aux recherches de marque de commerce lorsqu’ils acceptent un nom d’entreprise, d’où l’importance d’effectuer toutes les recherches préalables pour choisir votre nom d’entreprise. Pour plus d’information sur comment choisir votre nom d’entreprise, vous pouvez consultez les billets de blogue suivants :  

Lois spéciales applicables au nom d’entreprise

Si vous incorporez ou immatriculez une société par actions auprès du Registraire des Entreprises du Québec, le nom d’entreprise devra respecter la Charte de la langue française. En effet, tout nom d’entreprise doit être conforme à cette loi. Dans la pratique, beaucoup d’entrepreneurs ignorent l’existence de cette obligation et voient leur incorporation ou immatriculation refusée aux motifs qu’elle ne respecte pas les dispositions de cette loi. De plus, si le nom que vous souhaitez utiliser n’est pas conforme à la Charte, vous serez interdit de l’utiliser, sous peine d’amendes, et contraint à le changer si vous exercez déjà vos activités sous ce nom !

Si vous incorporez ou immatriculez une société par actions auprès du Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l’Ontario, vous pouvez aussi opérer vos activités sous une dénomination d’emprunt. Pour ce faire, la Loi sur les noms commerciaux prévoit les règles à respecter ainsi qu’une obligation d’immatriculation. Or, tout comme au Québec, les entrepreneurs de l’Ontario qui ne respectent pas la loi s’exposent à des amendes lorsqu’ils omettent d’enregistrer ou enregistrent des informations fausses ou trompeuses au sujet de leur dénomination d’emprunt.

Le livre des minutes et les règlements internes

Bien que toute autorité fédérale ou provinciale responsable de l’immatriculation des sociétés par actions vous permet d’enregistrer votre société par actions sans l’aide d’un avocat, celle-ci ne vous fournit pas les documents constitutifs de votre société par actions: les statuts constitutifs, les règlements intérieurs et les livres de minutes. 

Posséder tous ces documents est essentiel et constitue une obligation légale. Ces derniers doivent être signés, tenus à jour et disponibles pour toute consultation, et ce en tout temps, au siège social de votre société par actions. Par ailleurs, il est pratique courante pour les banques et les investisseurs de demander ces documents avant de vous fournir un prêt ou un financement. 

Compte tenu que la rédaction de ces documents demeure technique, ils devraient être produits avec l’aide d’un avocat. Surtout, il ne faut pas tarder à rédiger ces documents sans quoi les irrégularités juridiques se multiplieront .

Les catégories d’actions

Lorsque vous incorporez votre société par actions, vous pouvez soumettre des annexes qui décrivent le capital-actions de celle-ci. Ces annexes prévoient les types d’actions de votre société par actions ainsi que les droits et obligations qui les accompagnent. Dans la pratique, la majorité des entrepreneurs qui s’incorporent seuls ne déposent d’aucune annexe sur le capital-actions lors de l’immatriculation. 

Malheureusement, sans ces annexes, une société par actions ne peut émettre et distribuer que des actions de type “ordinaire”, ce qui ne correspond pas nécessairement à votre réalité d’affaires ni même à ce que vous souhaitez. Cette omission n’est pas sans conséquences, car tout nouvel actionnaire de votre société par actions possédera un droit de vote par l’achat d’actions de type “ordinaire” en vertu des lois d’incorporation. C’est donc fondamental d’être équipé(e) d’un tel document, sans quoi vous pourriez perdre le contrôle de votre société par actions.

Les administrateurs de la société par actions 

Devenir administrateur d’une société par actions n’est pas exempt de risques. Que vous occupiez vous-même cette fonction ou non, ces risques ne peuvent être encadrés qu’avec l’aide d’un avocat. Par exemple, les règlements intérieurs doivent prévoir les situations dans lesquelles un administrateur devra ou pourra être indemnisé lorsqu’une action est introduite contre celui-ci pour un acte commis en tant qu’administrateur de la société par actions. 

Dans le même ordre d’idées, une convention d’indemnisation peut être conclue entre la société par actions et l’administrateur. Celle-ci va prévoir quand et comment votre société par actions indemnisera un administrateur pour une réclamation introduite contre lui alors qu’il agit au nom de la société par actions. Bien que cet accord ne puisse pas aller au-delà de ce qui est prévu dans les règlements de la société par actions, il peut clarifier ou préciser l’étendue de cette protection.

Certes, ces 2 documents sont complémentaires à l’immatriculation de votre société par actions, mais ils permettent de prévoir en amont la gestion de futures conflits. Il en est de même pour les conventions d’actionnaires, qui dès lors que plus d’un actionnaire détient un droit ou un intérêt dans la même société par actions, s’avèrent des outils indispensables à une saine gestion d’entreprise.  

Pour plus de renseignements au sujet des documents qui peuvent ou doivent compléter les documents constitutifs de votre société par actions, référez-vous à notre section Lex Start Académie qui contient des billets de blogues et des vidéos explicatives sur plusieurs sujets liés à l’incorporation de votre société par actions.


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Conclusion


Pour conclure, rappelez-vous que:

  • S’incorporer avec l’aide d’un avocat, c’est se donner les moyens de concrétiser ses objectifs et
  • C’est surtout limiter ses embûches dans votre périple entrepreneurial. 

Pour toute question concernant votre incorporation, n’hésitez pas à prendre un rendez-vous téléphonique gratuit avec un membre de notre équipe. Il nous fera plaisir de discuter avec vous!

Mihai Gheorghe Cioc
Rédacteur juridique