À compter du 31 mars 2023, dans le but d’améliorer la transparence, de protéger le public et de lutter contre la fraude, le blanchiment d’argent et l’évasion fiscale, les entreprises incorporées et/ou immatriculées au Québec devront déclarer de nouvelles informations au Registraire des entreprises du Québec (ci-après « REQ »).
Il est important de comprendre ces enjeux afin que votre entreprise soit conforme.
Qui est visé par ces nouvelles obligations ?
L’ensemble des entreprises québécoises, canadiennes et étrangères doivent être conformes à ces nouvelles obligations et s’assurer de l’identité de leurs bénéficiaires ultimes sans tenir compte de leur lieu de constitution.
Ainsi, voici les entreprises qui doivent déclarer leurs bénéficiaires ultimes :
- Société par actions;
- Personne physique exploitant une entreprise individuelle ;
- Société de personnes (ex : société en commandite, société en nom collectif) ;
- Coopérative à l’exception des coopératives de services financiers ;
- Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial.
Quelles sont ces nouvelles obligations ?
Plusieurs informations doivent désormais être déclarées au REQ en plus de celles qui apparaissaient déjà auparavant au REQ.
1. CONCERNANT LES BÉNÉFICIAIRES ULTIMES
Le nom, l’adresse de domicile et la date de naissance des bénéficiaires ultimes de l’entreprise doivent être fournis au REQ.
Qu’est-ce qu’un bénéficiaire ultime ?
Un bénéficiaire ultime est une personne physique détenant :
Soit un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs de l’entreprise.
Soit un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités de l’entreprise de manière importante pouvant s’identifier comme un contrôle de fait.
Au Québec, le bénéficiaire ultime d’une société par actions est celui qui :
Soit détient 25% ou plus des actions de la société accordant un droit de vote.
Soit détient moins de 25% des droits de votes mais qui est rattaché à un groupe d’actionnaires ayant convenu d’un exercice solidaire du droit de vote.
Soit détient 25% ou plus de la juste valeur marchande de toutes les actions de la société, votantes ou non.
Soit a une influence importante dans la prise de décision de l’entreprise (contrôle de fait).
Attention, il est possible que dans certaines situations, le bénéficiaire ultime soit une entreprise. Tel est le cas uniquement si une loi le prévoit. Par conséquent, il faudra alors déclarer le nom de l’entreprise comme bénéficiaire ultime. Il est possible aussi que les bénéficiaires ultimes soient parfois différents des actionnaires de l’entreprise. Si vous n’êtes pas sûr de qui sont les bénéficiaires ultimes de votre entreprise, nous vous recommandons de prendre contact avec un avocat de chez Lexstart.
Pour finir, il est possible qu’une entreprise ait plusieurs bénéficiaires ultimes. Si tel est le cas, il sera nécessaire de tous les déclarer au REQ.
2. CONCERNANT LES INFORMATIONS DES PERSONNES PHYSIQUES LIÉES À L'ENTREPRISE
La date de naissance et l’adresse professionnelle de toute personne physique liée à l’entreprise et inscrite à la fiche de votre entreprise au REQ doivent être communiquées au REQ.
La date de naissance des fondés de pouvoir et des administrateurs du bien d’autrui n’est pas requise.
Qu’est-ce qu’une adresse professionnelle ?
La déclaration de l’adresse professionnelle suppose l’adresse du domicile d’une personne physique tel qu’un administrateur ou un actionnaire.
Cependant, si vous ne souhaitez pas publier au REQ une adresse personnelle puisque cette dernière sera visible, il est possible de remplacer cette adresse de domicile par l’adresse professionnelle de la personne physique à condition qu’elle en est une. Il s’agit alors de son principal lieu de travail ou d’affaires.
Attention: une personne physique ne peut avoir qu’une seule adresse professionnelle.
3. CONCERNANT LES ADMINISTRATEURS EN POSTE
Il sera obligatoire de fournir une copie d’une pièce d’identité, avec ou sans photo, de chaque administrateur en poste déclaré au REQ et de chaque nouvel administrateur élu, quel que soit sa nationalité ou son lieu de résidence. La copie de la pièce d’identité doit être lisible, et afficher le nom, le prénom, la date de naissance et émis par le gouvernement. Il pourra s’agir par exemple d’un passeport ou d’un permis de conduire. Une pièce d’identité caduc ne pourra pas être soumise.
Quel est l'objectif de ces nouvelles obligations légales ?
L’une des priorités pour le gouvernement du Québec est de lutter contre la fraude et l’évasion fiscale des entreprises. Ainsi, ces nouvelles obligations donnent davantage de transparence sur les entreprises ce qui permet au Québec de s’aligner au niveau international.
Toutes ces informations seront-elles accessibles au public ?
À la suite de cette modification, il sera possible dès le 31 mars 2024 de trouver, sur le REQ, les personnes liées à une entreprise grâce au nom et prénom de ces personnes physiques. Sera aussi accessible le nom de l’entreprise lorsque le bénéficiaire ultime est une entreprise, la date de prise et de cessation du statut de bénéficiaire ultime, l’adresse professionnelle si déclarée ou l’adresse du domicile et les parts, le contrôle ou le pourcentage d’actions que détient le bénéficiaire ultime. Le public aura donc accès à ces informations pour des questions de renforcement de la protection public en matière de relations socioéconomiques.
Cependant, la Loi sur la publicité légale des entreprises protège certaines informations. Ainsi, le public n’aura pas l’accès à la date de naissance des personnes physique, ni à l’adresse du domicile si une adresse professionnelle est valide et déclarée et à certaines informations si le bénéficiaire ultime s’avère être mineur. Lorsque le bénéficiaire ultime est un mineur, il sera simplement inscrit au REQ l’existence d’un bénéficiaire ultime.
Il est possible de demander au REQ de ne pas faire apparaître certaines informations personnelles à condition d’établir qu’une telle divulgation pourrait constituer une menace sérieuse à sa sécurité. Le REQ étudiera la requête.
Comment me conformer à ces nouvelles obligations ?
Si votre entreprise est déjà incorporée et/ou immatriculée au REQ, il vous suffit de fournir ces renseignements lors de votre déclaration de mise à jour annuelle ou en faisant une déclaration de mise à jour courante. La date limite pour être conforme est au plus tard d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.
Si vous n’êtes pas encore incorporé et/ou immatriculé au Québec, il vous suffit de fournir ces renseignements dans votre déclaration initiale, votre déclaration d’immatriculation ou votre déclaration de réimmatriculation. En choisissant de vous incorporer avec Lexstart, nous nous assurons que ces exigences soient respectées dès la création de votre entreprise.
