Dans l’article “Les 3 types d’acteurs au sein d’une entreprise”, nous vous avons expliqué les 3 rôles que sont l’administrateur, l’actionnaire et le dirigeant. Aujourd’hui, Lex Start vous explique les tenants et les aboutissants d’un des piliers de la société par actions: l’administrateur.
Qu'est-ce qu'un administrateur au Québec ?
Au Québec, l’administrateur est avant toute chose le responsable de la supervision et de la gestion générale des activités d’une société par actions québécoise.
Les administrateurs composent le “conseil d’administration” qui est chargé de prendre toutes les décisions internes et commerciales de la société. Ce conseil s’occupe également de définir les orientations stratégiques de l’entreprise.
En vertu de la Loi québécoise, les premières missions du conseil d’administration, après la constitution de la société, consistent entre autres à : adopter le règlement intérieur, autoriser l’émission d’actions et nommer les dirigeants de la société.
À moins d’une mention spécifique dans le règlement intérieur de la société, les administrateurs sont élus pour un an par les actionnaires. Ces actionnaires ont également le pouvoir de restreindre ou de retirer tous les pouvoirs des administrateurs via une convention unanime des actionnaires. Cela a pour effet de donner le contrôle de la société directement aux actionnaires plutôt que par l’entremise des administrateurs.
Selon la Loi sur les sociétés par actions québécoises, toute personne physique peut devenir administrateur d’une société à la seule condition qu’elle ne soit pas déclarée incapable ou inhabile au sens du Code civil du Québec. Pour être administrateur, il faut donc être majeur, ne pas faire l’objet d’un régime de tutelle ou de curatelle, ne pas être en situation de faillite et ne pas être visé par une décision judiciaire interdisant d’exercer la fonction d’administrateur.
Il existe une exception pour les sociétés fédérales. Une société fédérale qui souhaite s’enregistrer au Québec doit également avoir un conseil d’administration composé de 25% de résidents canadiens. Néanmoins, si ce conseil regroupe moins de quatre administrateurs, au moins l’un d’entre eux doit être un résident canadien.
Quels sont les devoirs d'un administrateur ?
Être gestionnaire de l’activité d’une société implique sans grandes surprises des devoirs qui sont encadrés. Selon la loi québécoise, l’administrateur est tenu d’agir d’une part, avec prudence et diligence et de l’autre, avec honnêteté et loyauté.
LE DEVOIR D'AGIR AVEC PRUDENCE ET DILIGENCE
Dans le cadre de ses fonctions, un administrateur prend d’importantes décisions. Le devoir d’agir avec prudence et diligence s’inscrit, entre autres, dans l’obligation pour celui-ci de s’être informé adéquatement avant de prendre une décision importante. Comme nous l’avons vu plus haut, il n’est pas nécessaire d’être un expert pour devenir administrateur, presque n’importe qui peut l’être, mais l’administrateur remplit son devoir de prudence et diligence dès lors qu’il consulte et suit les recommandations d’un professionnel, quand cela est nécessaire.
Par exemple: Un administrateur qui fait le choix de ne pas consulter un comptable alors même qu’il ne détient aucune connaissance sur le sujet manque à son obligation de prudence et de diligence quand il valide seul les états financiers de la société.
Le devoir d’agir avec prudence et diligence se traduit également dans l’interdiction pour l’administrateur d’imposer à la société une obligation financière qu’elle ne serait pas en mesure d’assumer.
Ex: Un administrateur qui signe un contrat au nom de la société alors même que celle-ci n’a pas une trésorerie suffisante manque à son obligation de prudence et diligence.
Enfin, au Québec, sous réserve de la nomination d’un dirigeant ou de l’existence d’une convention unanime des actionnaires, l’administrateur ne peut déléguer les pouvoirs qui lui sont conférés et doit remplir son rôle personnellement.
LE DEVOIR D'AGIR AVEC HONNÊTETÉ ET LOYAUTÉ
Un administrateur doit dénoncer la nature et la valeur de tout avantage qu’il aurait dans un contrat ou dans une opération auquel la société est partie. Le devoir d’agir avec honnêteté et loyauté épouse celui d’éviter tout conflit d’intérêts. Un administrateur doit agir dans l’unique intérêt de la société et ne peut prendre une décision qui serait motivée par ses propres intérêts ou ceux d’autres personnes.
Ex: Un individu ne peut pas être l’administrateur de deux sociétés concurrentes, autrement il contrevient à son devoir d’honnêteté et de loyauté.
Quelles sont les responsabilités des administrateurs au Québec ?
La société par actions québécoise a la particularité d’être une entité juridique à part entière. En principe, les administrateurs ne peuvent être tenus responsables des obligations que contracte la société. Dans le cadre des sociétés par actions québécoises, on parle d’une “responsabilité limitée des administrateurs”.
Toutefois, dans certains cas très spécifiques, il est possible d’engager la responsabilité personnelle des administrateurs.
Soulignons premièrement que les administrateurs engagent leur responsabilité personnelle lorsqu’ils manquent aux devoirs précédemment mentionnés (c.a.d d’agir avec prudence et diligence, avec honnêteté et loyauté).
Il importe de noter que, dans certaines circonstances, les administrateurs peuvent être solidairement responsables des salaires impayés des employés de la société jusqu’à concurrence de six mois de salaires.
Au Québec, les administrateurs peuvent également être tenus de verser à la société la véritable contrepartie qu’elle aurait dû recevoir quand ils autorisent des actes interdits tels le versement d’une commission ou d’un dividende qui n’est pas permis par la Loi sur les sociétés par actions québécoises.
En bref, il est important de comprendre que la société par actions québécoise apporte un avantage certain: celle de la responsabilité limitée de ses administrateurs. Toutefois, il serait dangereux de penser qu’à travers cette protection un administrateur puisse se permettre de poser n’importe quel geste. Le respect des dispositions législatives doit faire partie des préoccupations premières d’un administrateur.
Conclusion
Ce qu’il faut retenir du rôle de l’administrateur est qu’il occupe une place primordiale au sein de la société par actions québécoise. Il se charge de prendre toutes les décisions de gestion des activités de la société et doit donc respecter des obligations multiples. Bien que la société par actions soit une entité juridique distincte, l’administrateur peut être tenu responsable personnellement des gestes qu’il pose dans le cadre son mandat.
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N’hésitez pas à nous contacter par courriel ou par téléphone, nous serons ravis de vous apporter plus de précisions sur le rôle et la place de l’administrateur.
