Les aspirants entrepreneurs ne manquent pas d’idées d’affaires, bien au contraire. Dynamiques et créatifs, ceux-ci peuvent être freinés par des difficultés de plusieurs ordres comme les contraintes financières et la complexité des procédures juridiques. Lexstart a pour but de faciliter les démarches juridiques pour les entrepreneurs. Dans cet article, nous vous présentons et expliquons les documents essentiels dont vous aurez besoin pour démarrer votre entreprise.
1. L'incorporation
Étape cruciale, l’incorporation, aussi connue sous le nom constitution, permet à votre compagnie d’exister. Certes, il ne s’agit pas du seul statut juridique possible. Toutefois, il est très souvent utilisé. Après avoir complété ce processus, votre compagnie possède une personnalité juridique distincte de la vôtre. Il s’agit d’une personne morale alors que vous êtes une personne physique. Ses activités, ses revenus, ses dépenses et ses profits seront dissociés des vôtres. Cela permet de limiter les risques que vous encourez personnellement quant à votre activité. Le processus d’incorporation peut s’effectuer en vertu de la Loi québécoise sur les sociétés par actions (incorporation provinciale) ou sous l’égide de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (incorporation fédérale).
En outre, lors du processus d’incorporation, vous pourrez désigner un nom personnalisé pour votre compagnie nouvellement constituée. Il vous sera également possible de décider de vous doter d’un nom numérique, lequel sera choisi par Corporations Canada (si vous vous incorporez sous la loi canadienne) ou par le Registraire des entreprises (si vous vous incorporez sous la loi québécoise). En vous incorporant avec Lexstart, vous pourrez obtenir vos statuts constitutifs et votre livre des minutes en quelques clics.
2. La convention d’actionnaires
Une société par actions est composée d’actionnaires qui contribuent, en achetant des actions, au financement de votre société et ils sont les propriétaires de cette dernière. Lorsque la société commencera son activité, ceux-ci peuvent éventuellement recevoir des dividendes, soit en principe, une part (au prorata des actions qu’ils détiennent) des profits générés par la société, le tout validé par un comptable. Aussi, les actionnaires peuvent avoir d’autres droits afférents à la société.
Une convention entre actionnaires, c’est comme un contrat de mariage : mieux vaut s’en doter lorsque tout va encore bien ! Ainsi, afin d’établir à l’avance les règles du jeu, la convention entre actionnaires prévoit les droits et les obligations que possède un actionnaire envers l’ensemble de l’actionnariat ainsi qu’envers la société. À titre d’exemple, vous pourrez y prévoir comment se déroulera la résolution de conflits lorsqu’un différend existe entre les actionnaires, la procédure à suivre lorsqu’un actionnaire souhaite vendre ses actions à un tiers ainsi que les conditions requises pour qu’un actionnaire soit exclu de la société. Lexstart vous propose de vous munir d’une à moindre coût.
3. La marque de commerce
Qu’est-ce qu’une marque de commerce ? Il s’agit d’un mot, groupe de mots, un logo, un dessin ou tout autre signe qui permet à une compagnie ou un individu de distinguer ses produits ou services de ceux déjà sur le marché. En d’autres termes, une marque de commerce permet à votre compagnie d’être reconnue sur un marché donné. Pour être protégée, une marque de commerce doit être déposée, soit enregistrée auprès du Bureau de marques de commerce du Canada (OPIC). Tout d’abord, vous devrez vous assurer que le nom que vous voulez utiliser pour votre marque de commerce n’est pas utilisé par une autre entreprise dans le même domaine d’activité que le vôtre. Pour cela, il est nécessaire de faire une analyse des noms déjà utilisés sur le marché.
Pour vous éviter de telles démarches, Lexstart vous propose d’effectuer toute la recherche pour ensuite enregistrer avec succès votre marque de commerce. Lorsqu’elle est enregistrée, la marque de commerce est protégée pour une période de 15 ans, dans le pays choisi et son détenteur en possède la propriété exclusive, c’est-à-dire qu’il est le seul à pouvoir en faire l’utilisation. A contrario, ne pas déposer sa marque de commerce l’expose à être utilisée par des tiers et même des compagnies concurrentes. Lexstart vous propose le service de dépôt marque de commerce, lequel vous permet de bénéficier de l’expertise d’un agent de marques de commerce dans la préparation du dossier nécessaire à l’enregistrement afin de pouvoir déposer un dossier complet auprès de l’OPIC.
4. Les documents de votre site Internet
Si vous lancez une application mobile, un site Web ou une page sur les réseaux sociaux, vous aurez besoin de conditions d’utilisation de votre site Internet ou de votre application mobile. Ce document vous permettra de préciser l’usage qui pourra être fait de votre site Internet par vos clients et par vos visiteurs en général. Par exemple, en vertu de cette politique, vous pourrez supprimer les commentaires haineux ou injurieux publiés par des visiteurs de votre site ou de vos médias sociaux. Ce document vous permettra aussi de restreindre votre responsabilité relative à l’information affichée sur votre site Web ainsi que sur les sites auxquels vous référez. Vous serez aussi à même d’y indiquer comment vous comptez utiliser l’information personnelle collectée au sujet de vos clients et des utilisateurs de votre site Internet ou de votre application mobile, ceci étant une obligation légale découlant de la Loi 25 maintenant en vigueur. Lexstart vous propose son kit – Termes et conditions.
Il est aussi indispensable de vous munir de conditions générales de vente si votre site Internet ou application permet l’achat de produits ou de services. Ces dernières sont basées sur votre modèle d’affaires et vont prévoir les modalités de vente, de livraison, de retour, d’échange, de garantie et de remboursement de vos produits et de vos services, informations que les entreprises doivent rendre disponibles en vertu de l’article 54.4 de la Loi sur la protection du consommateur.
5. L’entente de confidentialité unilatérale
Que ce soit de futurs partenaires d’affaires ou de futurs actionnaires, vous pourrez vous entretenir avec des individus voulant contribuer à votre projet d’affaires. Il se peut que vous échangiez avec eux au sujet de votre modèle d’affaires, de vos produits ou de vos services. Ainsi, ces derniers pourraient avoir entre leurs mains de précieuses informations sur ce qui rend votre société unique et compétitive sur le marché. Afin de protéger ces informations et qu’elles demeurent confidentielles, vous pouvez vous doter d’une entente de confidentialité unilatérale, laquelle vous devrez faire signer, notamment, à ces futurs partenaires et futurs actionnaires. Cette entente vous permet de désigner spécifiquement les informations que vous désirez garder confidentielles et d’indiquer les sanctions auxquelles fait face l’autre partie qui agit en violation avec l’entente de confidentialité. Lexstart vous propose une Entente de confidentialité comprenant la rédaction et la validation par avocat.
6. Le contrat de travail ou de stage
Vous songez à embaucher des employés ou des stagiaires ? Génial. Quel sera leur salaire ? À quelles vacances auront-ils droit? Peuvent-ils bénéficier de certains avantages sociaux ? Rembourserez-vous les dépenses qu’ils encourent dans le cadre de leur emploi ? Ce sont toutes des questions qui pourront être clarifiées dans un contrat de travail ou dans un contrat de stage. Vous munir de tels contrats en amont vous assurera que vos employés et stagiaires sont au courant des droits et obligations qu’ils possèdent dans le cadre de leur emploi ou de leur stage. Lexstart vous propose un contrat de travail, respectant la Loi sur les normes du travail du Québec et un contrat de stage. Prenez note que la loi encadrant le contrat de travail dépend du lieu de résidence de votre employé.
7. Le contrat de service
Que ce soit avec un distributeur, avec un consultant ou avec un développeur Web, votre compagnie sera probablement amenée à recourir aux services et à l’expertise d’autres entreprises ou de travailleurs autonomes. Ceux-ci n’étant pas vos employés, vous ne pourrez donc pas détailler la nature ainsi que les modalités du travail qu’ils devront effectuer dans un contrat de travail. Dans pareil cas, vous pourrez conclure avec ceux-ci un contrat de service. Contrairement au contrat de partenariat présenté précédemment, le contrat de service régit une relation où seule une des parties fournit des services. Ce dernier régira les relations d’affaires entre l’entité ou le travailleur autonome vous fournissant un service et votre compagnie. Le contrat expliquera, entre autres, les services qui seront rendus ainsi que la rémunération qui sera versée au prestataire de services et traitera de la propriété intellectuelle.
À l’inverse, il est possible que cela soit votre compagnie qui offre des services à des clients. Plusieurs modalités peuvent être prévues que ce soit votre rémunération, les services que vous rendrez…Vous devez également prendre en compte du type de clientèle que vous desservez puisque si vos clients sont des particuliers (personnes physiques) se procurant vos services à titre personnel, vous devez respecter la Loi sur la protection du consommateur (LPC). À ce sujet vous pouvez consulter l’Office de la protection du consommateur afin d’obtenir plus de renseignements. Lorsque vous faites affaires avec d’autres entreprises ou des travailleurs autonomes se procurant vos services pour des raisons professionnelles, prenez note que les modalités pouvant être prévues dans votre contrat sont plus flexibles, puisque la LPC ne s’applique pas, mais certaines contraintes pourraient néanmoins être applicables selon votre domaine d’activité.
8. Politique de prévention d’harcèlement sexuel
Dans le cadre de la prévention du harcèlement sexuel en milieu de travail, il est essentiel que les entreprises se dotent de politiques claires et structurées pour protéger leurs employés et prévenir de tels comportements. Une politique de prévention contre le harcèlement sexuel inclut plusieurs éléments clés : une définition claire du harcèlement sexuel et des comportements inappropriés, des procédures accessibles et confidentielles pour signaler tout incident, et des mesures d’enquête et de réponse qui respectent à la fois la confidentialité des personnes concernées et les principes d’équité.
Conclusion
Vous connaissez à présent les 8 indispensables de la création d’entreprises. Il importe de souligner que ceci constitue une brève et générale présentation des documents juridiques normalement nécessaires à une compagnie en démarrage et non une consultation juridique. Cette liste peut être amenée à changer en fonction de votre modèle d’affaires ainsi que de votre situation personnelle. Pour savoir plus exactement ce dont vous avez besoin, contactez-nous en cliquant ici.
