Que vous soyez un entrepreneur jeune ou chevronné, il est inévitable de commettre quelques erreurs en cours de route, et celles-ci peuvent parfois avoir un coût considérable pour votre entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer cinq des erreurs les plus courantes que nous avons récemment observées, et nous allons discuter des moyens de les corriger rapidement afin de protéger votre entreprise et de favoriser sa croissance future.
ERREUR 1 : Vous n'avez pas immatriculé votre entreprise ou vos documents juridiques sont incomplets
Il semble que vous ayez démarré votre entreprise de manière autonome, sans dûment immatriculé votre entité juridique auprès du registraire compétent. Vous avez peut-être ouvert un compte bancaire et commencé à faire des affaires sans prendre en compte les formalités nécessaires.
Qu’y a-t-il de mal à cela ? Qui a été nommé administrateur et dirigeant ? Quelqu’un a-t-il formellement souscrit des actions de la société ? Attendez, avez-vous une description du capital-actions et qu’est-ce que vos actions vous permettent de faire ? Ces questions sont essentielles dès le premier jour de votre entreprise.
En outre, il est impératif de tenir à jour les registres chaque année et de documenter les distributions de dividendes à vous-même et à vos associés. Ignorer ces obligations pourrait avoir des conséquences juridiques, notamment en ce qui concerne l’émission de dividendes.
ERREUR 2 : Vous avez du personnel mais pas de contrats
Félicitations ! Votre entreprise se développe, et avec elle, votre équipe. Mais comment catégoriser ces personnes qui travaillent avec vous ? Sont-ils vos employés ou des prestataires de services indépendants ? Il peut être tentant de considérer ceux qui passent 35 heures par semaine dans vos locaux, équipés de vos outils de travail, comme des entrepreneurs. Cependant, cette perception peut être problématique, surtout aux yeux des autorités fiscales telles que Revenu Québec.
Imaginez que vous engagez un membre d’équipe en tant que prestataire de services plutôt que comme salarié. Cette distinction a des implications importantes pour votre entreprise. Par exemple, un prestataire n’a pas droit aux vacances payées, vous n’êtes pas obligé de couvrir certaines de ses dépenses, et le niveau de supervision que vous exercez sur son travail peut être plus limité. En revanche, un salarié bénéficie de ces avantages et est souvent soumis à un encadrement plus strict. Ces différences peuvent influencer la manière dont vous gérez les relations de travail et les obligations légales au sein de votre entreprise.
C’est là qu’interviennent les contrats. Bien plus que de simples formalités, ils établissent des bases solides pour vos relations commerciales. Ils définissent clairement les rôles, les responsabilités et les attentes de chaque partie impliquée. En spécifiant les termes et conditions de travail, les contrats protègent non seulement vos droits et intérêts, mais ils établissent également un cadre légal pour résoudre les conflits éventuels. De plus, compte tenu des exigences juridiques à respecter qui diffèrent entre un employé et un prestataire, confier à un avocat la rédaction d’un contrat de travail ou d’un contrat de services, selon le cas, est une bonne pratique pour protéger les intérêts et limiter la responsabilité de votre entreprise.
En distinguant correctement entre les employés et les prestataires de services, vous évitez les risques de litiges et vous assurez que votre entreprise respecte ses obligations légales en matière de rémunération, d’avantages sociaux et de contributions fiscales.
ERREUR 3 : Vous travaillez avec des clients sur la base d'accords verbaux
Imaginez cette situation : vous dites à un client, « Pour commencer le projet, j’ai besoin d’un paiement initial de 30%. » Le client répond : « Je préfère vous payer à la réception du produit, d’ici la fin du mois. » Dans ce cas, qui a raison ? Sans un accord écrit clair, il est difficile de déterminer les obligations de chaque partie. Vous pourriez vous retrouver dans une impasse où chacun défend sa propre interprétation de l’accord. Cet exemple montre l’importance d’établir des termes écrits dès le départ pour éviter tout malentendu.
Il est donc essentiel de travailler avec des contrats écrits dans toutes les relations commerciales. Les contrats écrits permettront :
- Une clarté des termes et des conditions : Les contrats écrits définissent clairement les termes de la relation commerciale, éliminant ainsi les ambiguïtés et les malentendus des accords verbaux.
- Une protection légale : Les contrats écrits offrent une preuve tangible des termes convenus, facilitant la résolution des litiges de manière efficace et équitable.
- Une gestion des attentes : Les contrats écrits aident à gérer les attentes en définissant clairement les responsabilités de chaque partie.
- Un Professionnalisme et une crédibilité : Cela démontre un engagement professionnel envers vos clients et renforce votre crédibilité en tant que prestataire de services/fournisseur.
ERREUR 4 : Vous collectez un grand nombre de données sur vos clients en ligne sans politique de confidentialité personnalisée
Compte tenu des nouvelles exigences légales en matière de protection des renseignements personnels, lorsque vous collectez des données en ligne auprès de vos clients, il est impératif d’avoir une politique de confidentialité personnalisée en place.
Imaginez : vous recueillez des informations sensibles telles que les numéros de cartes de crédit, les adresses de livraison et les dates de naissance. Sans une politique de confidentialité claire, vos clients peuvent ne pas savoir exactement ce que vous faites de leurs données, ce qui peut compromettre leur confiance en votre entreprise. De plus, le simple fait de collecter des données ne vous donne pas le droit de les vendre ou de les partager sans le consentement approprié. Une politique de confidentialité personnalisée offre non seulement la transparence nécessaire pour instaurer la confiance, mais elle garantit également que vous êtes en conformité avec les réglementations en matière de protection des données telles que la CAI du Québec et de la Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. En fin de compte, cela montre que vous respectez la vie privée de vos clients et que vous prenez au sérieux la sécurité de leurs informations personnelles. Ne sous-estimez pas l’importance d’une politique de confidentialité personnalisée pour renforcer la confiance et assurer la protection des données de vos clients.
ERREUR 5 : Vous envoyez des lettres d'information par courrier électronique à des personnes qui n'ont jamais accepté de recevoir votre matériel.
L’envoi de lettres d’information par courrier électronique à des personnes qui n’ont jamais explicitement accepté de recevoir votre matériel peut être une grave erreur dans votre stratégie de marketing. Même les meilleurs d’entre nous peuvent parfois lutter avec les règles anti-spam. Il existe des logiciels permettant de collecter les e-mails directement via les sites web, offrant une option opt-in claire et conforme à la “Loi canadienne anti-pourriel”.
Mais qu’en est-il des personnes qui fournissent simplement leur e-mail lorsqu’elles assistent à des événements ? Comment gérer cela de manière appropriée ? Comme certains disent « ils doivent accepter de s’inscrire ! » C’est vrai.
Les règles anti-spam sont strictes pour une bonne raison : protéger la vie privée des utilisateurs et éviter l’encombrement des boîtes de réception avec des e-mails non sollicités. Respecter ces règles est crucial pour maintenir la réputation de votre entreprise et éviter des problèmes juridiques. Si vous avez du mal à mettre en place des pratiques conformes, il peut être judicieux de faire appel à un professionnel. En fin de compte, il vaut mieux être proactif et respectueux des préférences de vos contacts plutôt que de risquer de ternir votre image de marque en envoyant des e-mails non sollicités.
Conclusion
Nous avons exploré cinq erreurs courantes qui peuvent avoir des conséquences, mais heureusement, chacune peut être corrigée avec les bonnes pratiques et les mesures appropriées.
Immatriculer votre entreprise, s’assurer que ses documents constitutifs sont complets, établir des contrats clairs avec votre personnel et vos clients, mettre en place une politique de confidentialité personnalisée, et respecter les règles anti-spam en matière de marketing par e-mail sont autant d’étapes cruciales pour protéger votre entreprise, bâtir la confiance avec vos clients et assurer votre conformité légale.
En gardant ces éléments à l’esprit et en prenant des mesures proactives pour les corriger, vous pouvez éviter les pièges courants et positionner votre entreprise sur la voie du succès à long terme. Si certains points ne sont pas assez clairs, nous répondons à vos questions avec plaisir en cliquant ici.
