Notre article sur les différences entre l’incorporation fédérale et provinciale en Ontario a brièvement abordé l’importance du nom d’entreprise dans le choix de la loi constitutive de votre société par actions en Ontario, que ce soit en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (ci-après dénommée « LSAO ») ou de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (ci-après dénommée « LCSA »).
Dans le même ordre d’idées, ce billet poursuit la réflexion et examine les facteurs pratiques et juridiques à considérer lorsque vous choisissez votre nom d’entreprise en vertu de la LSAO.
Avant d'enregistrer son nom d'entreprise en Ontario
D’une part, choisir un nom d’entreprise adéquat pour votre société par actions en Ontario s’avère essentiel pour construire l’identité de votre société par actions et promouvoir ses produits et services. Votre nom d’entreprise représente votre premier produit promotionnel; il devra donc être distinctif non seulement d’un point vue légal, mais aussi afin de permettre à votre société par actions de se faire connaître par ses potentiels clients et de se démarquer des concurrents.
Pour vous aider à choisir votre nom d’entreprise en Ontario et pour éviter toute confusion avec le nom d’entreprises déjà existantes, vous pouvez débuter vos recherches ici :
- Google : c’est le moyen le plus facile, rapide et abordable afin de vérifier si une autre entreprise utilise un nom identique ou similaire à celui que vous souhaitez utiliser!
- GoDaddy : Si vous envisagez utiliser un site internet pour votre société par actions, vous pouvez vérifier s’il existe des noms de domaines disponibles correspondant à votre nom d’entreprise. Notez qu’il existe plusieurs domaines de premier niveau qui peuvent être utilisés pour créer votre site internet.
- Dossiers publics de l’Ontario : La Direction des services centraux de production et de vérification de l’Ontario (ci-après dénommée la « Direction ») fournit des informations sur les noms d’entreprises, constituées ou non en société par actions, qui sont enregistrées et exploitées en Ontario. En règle générale, il est recommandé d’effectuer une recherche préliminaire avec le nom que vous proposez afin de vérifier sa similitude avec le nom des autres entreprises.
- Base de données sur les marques de commerce canadiennes : Même si votre nom n’est pas utilisé par d’autres entreprises, vous devez vérifier qu’il ne soit pas enregistré ni protégé par la Loi sur les marques de commerce. Vous pouvez effectuer cette recherche dans la base de données sur les marques de commerce canadiennes. Ce processus demeure complexe, car les marques de commerces peuvent être enregistrées en vertu d’une loi provinciale ou fédérale.
- Recherche et rapport NUANS : Enfin, vous pouvez mandater une recherche NUANS pour examiner toutes les dénominations sociales, les noms d’entreprises et les marques de commerce en Ontario. Il s’agit de la recherche la plus exhaustive que vous puissiez effectuer pour vous assurer que le nom que vous proposez n’empiète pas sur celui d’une autre entreprise.
- Une recherche NUANS génère un rapport d’entreprise qui réserve votre nom dans sa base de données pendant 90 jours. Ce rapport doit être soumis avec le formulaire d’incorporation de votre société par actions. Toutefois, celui-ci ne garantit pas que le nom proposé sera approuvé par la Direction.
D’autre part, le nom d’entreprise que vous proposez doit respecter plusieurs conditions et règles qui seront détaillées dans les sections suivantes.
Conditions à respecter pour enregistrer son nom d'entreprise en Ontario
Lorsque vous constituez une société par actions en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO), vous possédez 3 options de noms d’entreprise, soit :
(1) Une dénomination numérique : c’est-à-dire un nom à 9 chiffres suivi de l’élément juridique de votre société par actions, par exemple « INC. » (e.g. 123 456 789 INC.).
(2) Une dénomination sociale : c’est-à-dire une dénomination qui est prévue dans les statuts constitutifs de votre société par actions.
(3) Une dénomination d’emprunt : c’est-à-dire un nom sous lequel votre société exerce ses activités qui n’est pas votre dénomination sociale prévue dans les statuts constitutifs. Il s’agit d’un nom additionnel à la dénomination numérique ou sociale.
La dénomination numérique en Ontario
Si vous décidez de constituer votre société par actions en Ontario sous une dénomination numérique, vous n’avez pas à effectuer de recherche NUANS et à soumettre un rapport. En fait, la Direction vous attribue un numéro qui est suivi de l’élément juridique de votre choix (e.g. « INC. »).
Plusieurs options d’éléments juridiques s’offrent à vous :
- xxx xxx xxx Limited ou Ltd.
- xxx xxx xxx Limitée ou Ltée. (formulation française)
- xxx xxx xxx Incorporated ou Inc.
- xxx xxx xxx Incorporée ou Inc. (formulation française)
- xxx xxx xxx Corporation ou Corp.
Votre dénomination numérique figurera sur tous vos documents légaux et ceux de la Direction. Si votre société par actions n’a pas besoin d’une dénomination sociale, la dénomination numérique peut constituer une solution simple et abordable.
La dénomination sociale en Ontario
Si vous décidez de constituer votre société par actions en Ontario sous une dénomination sociale, vous devez vous assurer que celle-ci respecte toutes les exigences prévues par la loi et de présenter un rapport NUANS. Notez qu’une dénomination sociale est différente et ne doit pas être confondue avec une marque de commerce.
En règle générale, une dénomination sociale se compose de 3 éléments :
- Un qui est descriptif – e.g. Caroussel
- Un qui est distinctif, et – e.g. Volant
- Un qui est légal – INC. ; S.A. ; LTÉE. ;
Pour les éléments descriptifs et distinctifs, il est permis d’utiliser une formulation anglaise et/ou française, ou une combinaison des deux langues :
- Formulation anglaise – e.g. Flying Carrousel INC
- Formulation française – Caroussel Volant INC
- Formulation anglaise et française combinée – Flying Caroussel CORP
- Formulation anglaise et française qui est équivalente et utilisée séparément – Flying Carrousel LTD./Caroussel Volant LTÉE.
Lors du choix des éléments descriptifs et distinctifs, la règle générale prévoit que votre dénomination sociale ne doit pas contenir un mot ou une expression qui est similaire ou identique au point de prêter à confusion avec un nom connu, réservé ou une marque de commerce d’une autre entreprise.
Il existe 3 exceptions à cette règle générale :
1ère exception : une société par actions peut acquérir une dénomination sociale identique à la dénomination sociale d’une autre société par actions qui n’est pas constituée en vertu de la LSAO et qui n’a jamais exercé d’activités ou ne s’est jamais enregistrée en Ontario.
2ème exception : une société par actions peut acquérir une dénomination sociale identique à celle d’une autre société par actions qui a changé sa dénomination sociale ou qui a été dissoute depuis plus de 10 ans.
3ème exception : une société par actions peut acquérir une dénomination sociale identique à celle d’une autre société par actions si elle satisfait aux exigences de l’article 6(2) du Règlement 62 en application de la LSAO.
En outre, votre dénomination sociale ne doit pas être trompeuse, c’est-à-dire que le nom d’entreprise ne doit pas porter à confusion avec les biens et services que votre société par actions propose. En outre, toutes les conditions prévues par le Règlement 62, qui prescrit une liste de restrictions générales et spécifiques ainsi que d’usages interdits, doivent être respectées par votre dénomination sociale.
Notez que, malgré que votre dénomination sociale respecte tous les critères susmentionnés, elle demeure sujette à une objection et à une audience en vertu de l’article 12 de la LSAO, raison pour laquelle un rapport NUANS est essentiel et obligatoire. Un tel rapport est requis pour toute société par actions, fiducie, association, société de personnes ou entreprise individuelle qui souhaite s’enregistrer en vertu de la LSAO.
La dénomination d'emprunt pour une entreprise en Ontario
En plus de votre dénomination numérique ou sociale, votre société par actions en Ontario peut opérer sous une dénomination d’emprunt. La Loi sur les noms commerciaux (ci-après dénommée « LNC ») explique comment et pourquoi il est essentiel d’enregistrer votre dénomination d’emprunt ainsi que les exigences que celle-ci doit respecter.
POURQUOI ENREGISTRER VOTRE DÉNOMINATION D'EMPRUNT ?
Tout d’abord, vous voulez éviter toute pénalité. En vertu de la LNC, des amendes allant jusqu’à 25 000$ peuvent être appliquées à l’encontre des sociétés par actions qui omettent d’enregistrer ou qui enregistrent des informations trompeuses ou fausses au sujet de leur dénomination d’emprunt.
Ensuite, vous voulez protéger et faire valoir vos droits à l’encontre d’autres sociétés par actions. Bien que la LNC n’interdise pas l’utilisation des noms identiques, elle permet aux sociétés par actions d’intenter un recours en responsabilité civile pour tout préjudice subit ainsi qu’une ordonnance judiciaire pour annuler l’enregistrement du nom d’emprunt en cause.
COMMENT ENREGISTRER VOTRE DÉNOMINATION D'EMPRUNT ?
L’enregistrement de votre dénomination d’emprunt est sujet à l’acquittement de certains frais de service et demeure effectif pour une période fixe de 5 ans. Il incombe à votre société par actions de renouveler l’enregistrement, de payer les frais de renouvellement et de tenir les informations à jour. Notez que certains changements apportés à votre société par actions tels qu’à l’adresse ou aux associés doivent être notifiés dans les 15 jours suivant le changement, et que certains frais peuvent s’appliquer.
Une fois votre nom d’emprunt enregistré, une licence principale d’exploitation sera délivrée. Cette licence sert de preuve d’enregistrement et indique la date d’expiration de l’enregistrement ainsi que votre numéro d’identification d’entreprise (NIE). Notez que le NIE est différent du numéro d’entreprise (NE) fourni par l’Agence du revenu du Canada pour les programmes fédéraux.
QUELLES EXIGENCES DOIT RESPECTER VOTRE DÉNOMINATION D'EMPRUNT ?
Tout d’abord, votre dénomination d’emprunt doit être différente de votre dénomination numérique ou sociale.
Deuxièmement, celle-ci doit être distincte et ne doit pas être trompeuse ou prêter à confusion dans sa description des produits ou services offerts.
Troisièmement, elle ne doit pas contenir l’élément juridique de votre société par actions (par exemple “INC.”).
Enfin, votre dénomination d’emprunt ne doit pas présenter de similitudes pouvant prêter à confusion avec celle d’une autre société par actions. Dans le cas contraire, vous vous exposez à une possible poursuite en vertu de la LNC ou de la LSAO.
En outre, la LNC prévoit des restrictions générales et spécifiques, des usages interdits et des exceptions sur les noms d’emprunt. Pour plus de renseignements à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant le bouton de clavardage en bas à droite de votre écran.
Conclusion
En conclusion, rappelez-vous que :
- Le choix votre nom d’entreprise doit tenir compte de plusieurs considérations pratiques et juridiques, ce qui exige une stratégie juridique claire et bien établie.
- Vous n’êtes pas seul ; Lex Start est là pour vous aider à choisir un nom d’entreprise qui répond à vos besoins et qui respecte la loi sans compromettre votre budget en vous offrant des services juridiques abordables et personnalisés.
Nous espérons que cet article vous a davantage éclairé(e) au sujet des facteurs à évaluer lors du choix de votre nom d’entreprise en Ontario. Pour plus de renseignements sur votre nom d’entreprise ou sur le processus d’incorporation, contactez-nous.
