Depuis juin 2019, il est obligatoire pour toutes les sociétés incorporées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) de tenir un registre indiquant tous les particuliers ayant un contrôle important sur la société (art. 21.1(1) LCSA). En choisissant de vous incorporer avec Lex Start, ce registre sera créé pour vous à la constitution de votre société, mais il est important d’en comprendre les implications afin d’assurer sa tenue tout au long de la vie de votre entreprise.
Comment savoir si je suis obligé(e) de tenir un tel registre ?
Pour le moment, seules les sociétés incorporées sous le régime fédéral de la LCSA sont tenues de garder ce registre. Cependant, les provinces n’ont pas tardé à emboîter le pas. Le Québec, par exemple, a adopté la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises en juin 2021, qui entrera en vigueur dès le mois d’octobre 2022 et qui créera de nouvelles obligations similaires à la loi fédérale à ce sujet.
Si vous n’êtes pas certain que votre société est une société fédérale, il est toujours possible d’effectuer une recherche rapide sur le site de Corporations Canada afin de vérifier que votre entreprise y figure.
Qu'est-ce qu'un particulier ayant un contrôle important ?
La notion de « particulier ayant un contrôle important » de la société a une définition assez large dans ce qu’elle englobe.
On entend alors par « contrôle important » le fait d’avoir un contrôle sur, soit :
- 25% ou plus des actions de la société accordant un droit de vote, ou
- 25% ou plus de la juste valeur marchande (JVM) de toutes les actions de la société, votantes ou non.
Le contrôle ne se limite toutefois pas seulement à détenir personnellement ou par le biais d’une autre société 25% et plus des actions. Sa définition est bien plus large. On inclut alors aussi dans la notion de « particulier ayant un contrôle important » sur la société :
- un particulier qui a une influence importante sur la société ou sur un actionnaire qui détient un nombre important d’actions, même si le particulier ne détient aucune action lui-même ;
- les particuliers qui font partie d’un groupe qui, ensemble, détiennent 25% ou plus des actions, par le biais d’une entente de vote entre actionnaires par exemple ; ou
- une combinaison de certains de ces éléments.
Que dois-je inclure dans le registre ?
Le registre compilant les particuliers ayant un contrôle important doit s’insérer dans le livre des minutes de votre société en s’ajoutant aux autres registres et doit inclure, pour chacun des particuliers qui y figure, les informations suivantes :
- Le nom,
- La date de naissance,
- L’adresse et le pays de résidence fiscale,
- La date à laquelle le particulier a commencé à avoir un contrôle important dans la société,
- La date à laquelle le particulier a cessé d’avoir un contrôle important (le cas échéant),
- La façon dont le particulier détient le contrôle important sur la société (plus de détails au paragraphe suivant), et
- Les mesures prises pour tenir à jour les renseignements.
Les différentes façons d'avoir un contrôle important sur la société
Comme vous l’aurez compris à ce stade de votre lecture, il y a différentes façons d’avoir un contrôle important sur la société. Dans cet article, nous vous en présentons brièvement quelques unes afin de vous aider à reconnaître la situation dans laquelle vous vous trouvez :
- Détention au nominatif de 25% ou plus des actions évaluées à la juste valeur marchande ou des droits de vote de la société (individuellement ou conjointement) : cette situation s’applique dans la majorité des cas, soit lorsqu’une personne physique détient en son nom et pour son propre compte le nombre d’actions qui donnent le contrôle ;
- Propriété effective de 25% ou plus des actions évaluées à la juste valeur marchande ou des droits de vote de la société (individuellement ou conjointement) : le propriétaire effectif des actions est le particulier qui bénéficie des avantages de la propriété des actions qui donnent le contrôle, que ce soit par une entente ou tout autre moyen, même si les actions ne sont pas en son propre nom (par un prête-nom par exemple) ;
- Contrôle direct de 25% ou plus des actions évaluées à la juste valeur marchande ou des droits de vote de la société (individuellement ou conjointement) : cette situation vise les particuliers qui ont directement un contrôle ou la haute-main sur un nombre d’actions donnant le contrôle ;
- Contrôle indirect de 25% ou plus des actions évaluées à la juste valeur marchande ou des droits de vote de la société (individuellement ou conjointement) : cette situation vise les particuliers qui ont indirectement, par le biais d’une autre société sur laquelle ils ont le contrôle, par exemple, un contrôle ou la haute-main sur un nombre d’actions donnant le contrôle ;
- Influence directe ou indirecte équivalente au contrôle de fait de la société : une personne peut ne détenir aucune action de la société et tout de même avoir un contrôle de fait sur celle-ci. On pense notamment à des cas où il y a eu délégation d’autorité, lorsqu’il y a dépendance économique ou lorsqu’il y a présence de liens familiaux dans la direction de la société.
- Combinaison d’actionnariat, de droits de vote, de contrôle indirect ou direct d’actions, ou d’influence indirecte ou directe sur la société qui, cumulativement, entraîne un contrôle important de la société.
Ces informations sont-elles accessibles au public ?
Non. Bien que la tenue de ce registre vise à répondre à des enjeux de transparence des sociétés, les informations contenues dans le registre des particuliers avec contrôle important ne sont pas publiques. Toutefois, elles font partie du livre des minutes de la société. Il se peut alors très bien qu’un actionnaire, un investisseur ou que des créanciers demandent à les voir. Corporations Canada peut aussi chercher à connaître les informations qui y figurent.
Conclusion
Vous comprendrez alors que :
- Tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important est une obligation légale pour toutes les sociétés constituées sous le régime fédéral, et il le sera bientôt aussi pour les société québécoises. Ne pas s’y conformer peut engager la responsabilité personnelle des dirigeants, administrateurs et actionnaires de la société, ce qui les expose à des amendes pouvant aller jusqu’à 200 000$ ou en emprisonnement maximal de 6 mois dans le cas d’une faute volontaire.
- La notion de « particulier ayant un contrôle important » possède un sens très large, il est donc primordial de bien s’informer sur sa signification pour savoir si vous ou d’autres personnes qui jouent un rôle dans la société doivent faire partie de ce registre.
- L’obligation de tenir le registre ne s’arrête pas lors de la création de la société, il faut le mettre à jour chaque fois qu’il y a des changements dans le contrôle important.
- Si votre société a été constituée sous le régime fédéral avant l’entrée en vigueur de cette obligation, la création de ce registre aura lieu lors de la rédaction des documents juridiques associés à votre mise à jour annuelle.
- Un registre similaire devra être tenu par les sociétés incorporées sous la Loi québécoise dès le mois d’octobre 2022.
Évidemment, notre équipe reste en tout temps à votre disposition pour vous assister dans toutes les démarches légales liées à votre entreprise. Si vous cherchez à en savoir davantage sur vos obligations liées à un tel registre, n’hésitez pas à nous contacter.
