Conservation des documents d'entreprise au Canada : les délais à connaître

Factures, relevés, contrats, registres corporatifs : chaque entreprise accumule des documents, et la même question revient toujours. Combien de temps faut-il vraiment les garder? Au Canada, la règle générale est de six ans, mais elle cache plusieurs nuances : certains documents se conservent en permanence, d'autres suivent des points de départ différents, et détruire trop tôt peut coûter cher lors d'une vérification de l'ARC ou de Revenu Québec. Voici les délais à connaître, avec un tableau récapitulatif.

Quelle est la durée légale de conservation des documents au Canada?

La règle générale de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec est de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition visée par les documents. Elle couvre les pièces comptables, factures, relevés bancaires, registres de paie et déclarations fiscales. Attention : si vous produisez une déclaration en retard, le délai de six ans court à partir de la date de production.

Trois précisions importantes :

• Le fameux « sept ans » vient surtout des pratiques américaines; au Canada, la norme fiscale est de six ans.
• Détruire des documents avant la fin du délai exige une autorisation écrite de l'ARC (formulaire T137). Sans elle, vous vous exposez à des pénalités.
• Les documents peuvent être conservés en format électronique, à condition d'être lisibles, intacts et accessibles au Canada.

Le tableau des délais de conservation

En cas de doute sur un document précis, appliquez le réflexe le plus sûr : six ans, et permanent pour tout ce qui touche la structure juridique de la société.

Quels documents faut-il garder en permanence?

Certains documents ne se jettent jamais tant que la société existe :

• les statuts de constitution et leurs modifications;
• les règlements généraux;
• les registres des administrateurs, des actionnaires et des valeurs mobilières;
• les résolutions et procès-verbaux du livre de minutes;
• les conventions d'actionnaires;
• les certificats d'actions et le registre des transferts.

Ces documents constituent la mémoire juridique de votre entreprise. Ils sont exigés lors d'un financement, d'une vérification diligente, d'une vente d'entreprise ou d'un litige entre actionnaires. Un livre de minutes incomplet peut retarder une transaction ou faire échouer un financement. C'est exactement ce que le service de mise à jour annuelle de Lexstart maintient en ordre, année après année.

L'ARC peut-elle vérifier au-delà de six ans?

Oui, dans certains cas. La période normale de nouvelle cotisation est généralement de trois ans pour une société privée sous contrôle canadien, mais elle saute complètement en cas de fausse déclaration attribuable à la négligence ou à la fraude, ou si vous signez une renonciation. C'est pourquoi la conservation de six ans est un minimum légal, pas une garantie d'immunité : pour les dossiers sensibles (transactions importantes, réorganisations, litiges), plusieurs conseillers recommandent de garder les documents plus longtemps.

Puis-je détruire mes documents de 2019 en 2026?

En règle générale, oui. Pour une année d'imposition terminée le 31 décembre 2019, avec une déclaration produite à temps, le délai de six ans s'est écoulé à la fin de 2025. En 2026, vous pouvez donc habituellement détruire les pièces de 2019 et des années antérieures. Gardez toutefois trois exceptions en tête : les documents permanents de la société, les dossiers visés par une vérification ou une opposition en cours, et les déclarations produites en retard.

Papier ou numérique : comment conserver vos documents?

L'ARC et Revenu Québec acceptent les registres électroniques. Pour être conforme, votre système doit :

1. produire des copies lisibles et complètes des documents originaux;
2. garantir l'intégrité des données (aucune modification après coup);
3. rester accessible au Canada pendant tout le délai de conservation;
4. permettre de fournir les documents rapidement sur demande.

Numériser vos factures papier est permis, mais faites-le proprement : une numérisation illisible ou incomplète ne remplace pas l'original. Et sauvegardez : la perte de vos registres ne vous libère pas de l'obligation de les produire.

FAQ sur la conservation des documents d'entreprise

Quels documents dois-je garder 10 ans?

Au Canada, aucun délai fiscal général n'exige 10 ans. La norme est de six ans pour les documents fiscaux et comptables. Les délais de 10 ans que l'on voit circuler proviennent souvent de règles françaises ou de recommandations prudentielles pour des dossiers particuliers, comme certains litiges ou régimes de retraite.

Que faire des documents d'une entreprise fermée?

Après la dissolution d'une société, l'ARC exige la conservation des registres pendant deux ans suivant la date de dissolution. Les documents corporatifs permanents devraient être conservés par les anciens administrateurs durant cette période.

La règle est-elle la même pour un travailleur autonome?

Oui. Les travailleurs autonomes doivent conserver leurs pièces justificatives six ans, comme les sociétés. Seuls les documents corporatifs permanents ne les concernent pas, puisqu'ils n'ont pas de livre de minutes.

Où trouver les règles officielles?

Consultez la page de l'ARC sur la tenue de registres comptables et le site de Revenu Québec. En cas de situation particulière, parlez-en à votre comptable ou à un avocat.

Gardez votre entreprise en règle, sans y penser

La conservation des documents n'est qu'une partie de la conformité corporative. Déclaration annuelle au REQ, résolutions, mise à jour du livre de minutes : ces obligations reviennent chaque année, et les négliger coûte cher au pire moment. Lexstart s'en occupe à prix fixe : mise à jour annuelle complète, livre de minutes numérique à jour, et si vous démarrez, une incorporation en ligne avec tous les documents faits dans les règles dès le premier jour.