Accord de non-divulgation (NDA) : guide Canada et Québec

Un accord de non-divulgation, souvent appelé NDA pour non-disclosure agreement, est un contrat qui encadre l’utilisation et la communication de renseignements confidentiels. Pour une entreprise québécoise ou canadienne, il peut être utile avant de présenter une idée, d’embaucher une personne, de confier un mandat ou de négocier une transaction.

Un NDA ne crée toutefois pas un secret autour de tout ce qui est échangé. Sa valeur dépend notamment de la précision des renseignements protégés, des obligations prévues et du contexte. Voici les éléments à comprendre avant de signer ou de faire signer une entente de confidentialité.

Qu’est-ce qu’un accord de non-divulgation?

L’accord de non-divulgation est une entente contractuelle par laquelle une ou plusieurs parties s’engagent à ne pas communiquer certains renseignements et à ne les utiliser que pour un objectif défini.

Au Québec, les expressions accord de non-divulgation, accord de confidentialité et entente de confidentialité sont souvent employées pour désigner le même type de contrat. « NDA » est simplement l’acronyme anglais couramment utilisé dans le monde des affaires.

Le document identifie habituellement :

• la partie qui divulgue l’information;
• la partie qui la reçoit;
• les renseignements considérés comme confidentiels;
• l’usage permis de ces renseignements;
• la durée des obligations;
• les exceptions et les recours possibles.

Dans quelles situations une entreprise devrait-elle envisager un NDA?

Une entente de confidentialité peut être pertinente dès qu’un échange exige de révéler de l’information sensible qui n’est pas publique.

Embauche et mandats externes

Des employés, consultants, développeurs, agences ou fournisseurs peuvent avoir accès à des données sur les clients, à du code source, à des processus internes ou à une stratégie commerciale. Le NDA précise ce qu’ils peuvent utiliser pendant le mandat et ce qui doit rester confidentiel après celui-ci.

Discussions avec des partenaires ou investisseurs

Avant une alliance, un financement, une acquisition ou une vérification diligente, les parties peuvent devoir partager des prévisions financières, des contrats, des listes de clients ou des renseignements techniques.

Développement d’un produit ou d’une idée

Un prototype, une formule, une méthode, un plan de lancement ou une stratégie de prix peut avoir une valeur importante tant que l’information demeure contrôlée.

Négociation avec un fournisseur

Un fournisseur peut devoir connaître les volumes, les marges, les méthodes de fabrication ou les besoins technologiques de l’entreprise. L’entente limite alors l’utilisation de ces renseignements au projet convenu.

NDA unilatéral ou mutuel : lequel choisir?

NDA unilatéral

Une seule partie communique principalement des renseignements confidentiels et l’autre s’engage à les protéger. C’est fréquent lorsqu’une entreprise mandate un consultant ou donne accès à ses systèmes à un fournisseur.

NDA mutuel ou bilatéral

Les deux parties prévoient divulguer de l’information sensible et acceptent des obligations réciproques. Cette formule convient souvent aux partenariats, coentreprises, fusions, acquisitions ou projets de développement commun.

Avez-vous réellement besoin d’un NDA?

• Une seule partie partage de l’information sensible : envisagez un NDA unilatéral.
• Les deux parties partagent de l’information sensible : envisagez un NDA mutuel.
• Aucune information non publique ne sera communiquée : un NDA n’est peut-être pas nécessaire.
• La relation est déjà encadrée par un contrat principal : une clause de confidentialité intégrée peut parfois suffire.

Le bon choix dépend du contenu partagé, du rapport entre les parties et des lois applicables.

Quelles informations peuvent être confidentielles?

La définition doit être assez précise pour que la personne qui reçoit l’information sache ce qu’elle doit protéger. Elle peut notamment viser :

• les listes de clients et de fournisseurs;
• les prix, marges et prévisions financières;
• les plans d’affaires et stratégies marketing;
• le code, les prototypes, dessins et spécifications techniques;
• les méthodes, recettes et secrets commerciaux;
• les contrats et modalités négociées;
• les données non publiques sur une transaction;
• certains renseignements personnels, sous réserve des lois applicables.

Une formule qui déclare « tout confidentiel » sans nuance peut créer de l’incertitude. Il est souvent préférable d’identifier les catégories visées et, lorsque possible, de marquer les documents confidentiels.

Les clauses importantes à vérifier

1. Les parties et les personnes autorisées

Le contrat doit identifier correctement les signataires et préciser si l’information peut être communiquée à des employés, avocats, comptables ou autres conseillers qui ont besoin de la connaître.

2. La définition de l’information confidentielle

La définition devrait couvrir les formes écrites, verbales et numériques pertinentes, sans devenir tellement large qu’elle soit impossible à respecter.

3. Les exclusions

Un NDA exclut généralement l’information qui était déjà connue légitimement, qui devient publique sans violation, qui provient légalement d’un tiers ou qui a été développée indépendamment.

4. L’objectif permis

Le contrat devrait expliquer pourquoi l’information est partagée. Le destinataire peut alors l’utiliser uniquement pour évaluer un partenariat, réaliser un mandat ou poursuivre l’objectif convenu.

5. Les mesures de protection

L’entente peut imposer un accès limité, un stockage raisonnablement sécuritaire et l’obligation d’aviser rapidement l’autre partie en cas de divulgation potentielle.

6. La durée

La période de partage et la durée de l’obligation de confidentialité ne sont pas nécessairement identiques. Une durée raisonnable dépend de la nature de l’information et de la vitesse à laquelle elle perd sa valeur. Certains secrets commerciaux peuvent nécessiter une protection plus longue.

7. La restitution ou la destruction

À la fin des discussions ou du mandat, le destinataire peut devoir retourner ou détruire les documents et leurs copies, sous réserve des obligations légales de conservation.

8. La loi applicable et les recours

Le NDA peut indiquer le droit applicable, le tribunal compétent et les recours qui pourraient être demandés. Une violation peut notamment mener à une demande d’injonction ou de dommages-intérêts, selon les faits et le droit applicable.

Ce qu’un NDA ne fait pas

Un NDA est une couche de protection, pas une solution complète. Il ne devrait pas remplacer :

• les contrôles d’accès et les bonnes pratiques de cybersécurité;
• une stratégie de propriété intellectuelle;
• les contrats d’emploi, de service ou de cession de droits appropriés;
• les obligations relatives à la protection des renseignements personnels;
• une vérification diligente avant de partager de l’information stratégique.

Il ne transforme pas non plus une information déjà publique en secret. Enfin, une entente ne devrait pas servir à empêcher une personne de respecter la loi, une ordonnance, des droits valides ou un mécanisme de signalement protégé.

Checklist avant de signer ou de faire signer

Avant d’échanger les documents sensibles, vérifiez :

• quelles informations doivent réellement être partagées;
• qui aura accès à ces informations;
• si l’entente doit être unilatérale ou mutuelle;
• si les exclusions sont claires;
• si l’utilisation permise est suffisamment précise;
• si la durée est adaptée au contexte;
• ce qui arrivera aux copies à la fin de la relation;
• si les dispositions sur la loi applicable et les recours sont raisonnables;
• si d’autres contrats ou mesures de sécurité sont nécessaires.

Que faire si une information confidentielle a été divulguée?

Agissez rapidement sans tirer de conclusions hâtives. Conservez les courriels, journaux d’accès, captures et autres éléments de preuve. Identifiez l’information concernée, les personnes qui l’ont reçue et l’utilisation qui en est faite. Évitez d’effacer ou de modifier les éléments pertinents.

Un professionnel du droit pourra évaluer l’entente, les mesures urgentes possibles et les obligations de notification. Si des renseignements personnels sont concernés, des règles additionnelles peuvent s’appliquer.

Questions fréquentes sur les NDA

Un NDA est-il juridiquement contraignant au Canada?

Un NDA peut constituer un contrat juridiquement contraignant. Son application dépend toutefois de sa rédaction, des circonstances, du droit provincial ou territorial applicable et du caractère raisonnable des obligations.

Combien de temps un NDA devrait-il durer?

Il n’existe pas de durée universelle. Elle devrait correspondre à la nature de l’information, à sa durée de valeur commerciale et au contexte de la relation.

NDA et entente de confidentialité, est-ce la même chose?

Ces expressions sont généralement utilisées de façon interchangeable. Le contenu du contrat importe davantage que son titre.

Un NDA protège-t-il une idée?

Il peut limiter l’utilisation et la divulgation d’une idée décrite comme confidentielle, mais il ne crée pas automatiquement un droit de propriété intellectuelle. D’autres protections peuvent être nécessaires.

Faut-il utiliser le même NDA pour un employé et un fournisseur?

Pas nécessairement. L’accès à l’information, les obligations existantes et la nature de la relation diffèrent. Le document devrait être adapté au contexte.

Protégez vos renseignements avant de les partager

Une entente claire aide les parties à comprendre leurs responsabilités et réduit les zones grises. Pour une situation complexe, de la propriété intellectuelle importante, des renseignements personnels ou une transaction de grande valeur, obtenez un avis adapté avant de transmettre l’information.

Découvrez les services juridiques de Lexstart ou communiquez avec notre équipe pour être orienté vers la bonne solution.

Cet article présente de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique.